İyi Bir Raporlama Sistemi Nasıl Olmalıdır?

İyi Bir Raporlama Sistemi Nasıl Olmalıdır?

Raporlama Sistemini Kurgularken Dikkaet Etmemiz Gerekenler Nelerdir?

Günümüzde şirketlerin en büyük ihtiyacı olarak karşımıza çıkan “Raporlama”, çoğu zaman bir kişi veya şirketin büyüklüğüne göre bir birim tarafından yönetilir ya da yönetilmeye çalışılır. Ancak bu yöntem şirket maliyetlerini artıran ve bazı riskleri de içinde barındıran bir yöntemdir.

İyi bir raporlama sistemi, birime veya kişiye ihtiyaç duymayan, zaman harcanmadan dinamik raporlama yapmayı sağlayan, sistemin içinde sistemin bir parçası olarak çalışması için kurgulanmış, anında üretilebilen ve kontrol edilebilen, doğruluğu kurgusu ile emin olunan sistemdir.

Raporlama sistemini kurgularken birkaç soruyu net olarak yanıtlamamız gerekecektir:

  • Tüm birimlerde gerçekleşecek veri girişi için kişiler, veriler ve zorunlu alanlar belirlendi mi?
  • Sistemde zorunlu alanlar için gerekli kısıtlama ve yetkiler düzenlendi mi?
  • Birimler rapor için sağladığı verilerin etkisinin bilincinde mi? Tüm birimlere raporlamaya yönelik eğitimler verildi mi?
  • Raporlama sisteminden, sisteme girilmeyen bir veriyi raporlamasını istiyor muyuz? (Bu soru birkaç kez sorulmalıdır. Çünkü her evet bir açığımızın olduğunu gösterir.)
  • Verilerin doğruluğu ve zamanında işlenmesi için gerekli evrak, onay, hiyerarşi, yetki vb. önlemler alındı mı? Kurallar belirlendi mi?
  • İşlenen verilerin kontrolleri için işinin ehli kişiler seçildi mi? Bu kişiler bilgilendirildi mi?
  • Raporların hizmet edeceği alanlar ve gereklilikleri sorgulandı mı?
  • Raporların adı, türü, içeriği, kime yönelik olduğu, hangi dönemi kapsayacağı ve ayın hangi günlerinde kimlere sunulacağı belirlendi mi?
  • Yapılacak karşılaştırmaların doğru yorumlanması için sistemin içine gerekli notların alınabileceği alanlar oluşturuldu mu?
  • Şirketteki ya da piyasadaki majör değişikliklerin açıklamaları için gereken alanlar belirlendi mi?
  • Grafiklerin veya açıklayıcı tabloların içerikleri, isimleri ve büyüklükleri belirlendi mi?
  • Her birimin amiri için kontrol, imza ve yorum alanları açıldı mı?
  • Raporlar tamamlandığında ve onaylandığında gönderilecek kişiler ve yetkileri belli mi?

Raporlamaya zemin oluşturacak verilerin doğruluğu, ehil kişiler tarafından sorgulanması, veri girişi zamanlaması ve eksiksiz oluşu, raporlama sisteminin başarısını yakından etkileyecektir.

Yöneticinin vazgeçilmez karar mekanizmaları olan raporların doğruluğundan şüphe ediliyor ise raporların kâğıt parçasından başka değeri olmayacaktır. Zamanında alınmayan ve sorgulanmayan raporlar için de maalesef durum farksızdır.

Şirket için en ideal raporlama sistemi yukarıdaki kurallar üzerine inşa edilmeli, piyasa ve sektör analizleri de raporun bir parçası olarak izlenmelidir.

Unutmayın! Ölçmediğiniz hiçbir şeyi yönetemezsiniz ve değerlendiremezsiniz!

Bir cevap yazın